Melhores ferramentas para empresas B2B aumentarem a produtividade: 12 opções

A produtividade em empresas B2B não depende apenas de trabalhar mais rápido. Em operações que envolvem ciclos de vendas longos, diferentes departamentos, reuniões frequentes, propostas comerciais, atendimento e grandes volumes de informações, boa parte do tempo pode ser consumida por tarefas que não necessariamente geram valor.

Atualizar informações manualmente, procurar documentos, organizar demandas, agendar reuniões, elaborar propostas e transferir dados entre diferentes sistemas são alguns exemplos.

É nesse cenário que a tecnologia pode contribuir. Existem ferramentas capazes de automatizar tarefas, centralizar processos, facilitar a colaboração e diminuir atividades repetitivas.

A escolha, porém, deve partir das necessidades da organização. Uma empresa pode precisar melhorar a gestão dos processos, enquanto outra enfrenta dificuldades na organização de reuniões ou na criação de propostas.

Pensando nesses diferentes cenários, selecionamos algumas das melhores ferramentas para empresas B2B aumentarem a produtividade.

12 melhores ferramentas de produtividade para empresas B2B

1. Pluga

A Pluga é uma plataforma brasileira de automação que permite conectar diferentes ferramentas utilizadas pelas empresas e criar fluxos automatizados entre elas.

A solução possui mais de 131 ferramentas integradas, incluindo plataformas relacionadas a CRM, marketing, vendas, pagamentos, financeiro, ERP, comunicação e produtividade.

Na prática, a Pluga permite que um acontecimento em determinada ferramenta desencadeie automaticamente uma ação em outra.

Uma empresa pode, por exemplo, receber um novo lead por um formulário e enviar automaticamente seus dados para outra plataforma. Também pode conectar sistemas financeiros, planilhas, ferramentas de comunicação e diferentes aplicações utilizadas pela equipe.

Entre os recursos disponíveis estão filtros personalizados, agendador, formatador, roteador, loop, delay, webhooks e HTTP Request. Dessa maneira, é possível desenvolver desde automações básicas até processos com diferentes etapas e condições.

Outro destaque são os Agentes de IA da Pluga, capazes de interpretar informações e executar ações nas ferramentas conectadas.

Uma empresa B2B pode utilizar um agente para analisar novos contatos e identificar oportunidades, organizar informações ou auxiliar em tarefas administrativas.

A plataforma também disponibiliza recursos de IA para classificação, extração de informações, criação de resumos e tradução.

Por isso, a Pluga pode ser especialmente útil para empresas que já utilizam diversas ferramentas, mas ainda dependem de colaboradores para transferir informações manualmente entre elas.

2. Pipefy

O Pipefy é uma plataforma de gestão e automação de processos que permite organizar workflows empresariais.

Sua estrutura pode ser utilizada para padronizar processos que passam por diferentes etapas e responsáveis.

Uma empresa B2B pode criar, por exemplo, um fluxo para aprovação de contratos, compras, onboarding de clientes, solicitações internas ou processos financeiros.

Em vez de acompanhar essas atividades por mensagens, planilhas e e-mails, as etapas ficam organizadas dentro de um processo previamente estruturado.

Isso também facilita a identificação de gargalos. Se diversas solicitações ficam paradas sempre na mesma etapa, a empresa consegue visualizar onde existe uma oportunidade de melhoria.

3. Miro

O Miro é uma plataforma de colaboração visual que funciona como um grande quadro digital compartilhado.

A ferramenta pode ser utilizada em brainstormings, planejamento estratégico, mapeamento de processos, workshops, reuniões e desenvolvimento de projetos.

Para empresas B2B com equipes híbridas ou remotas, o Miro ajuda diferentes profissionais a contribuírem simultaneamente para uma mesma atividade.

Também pode ser utilizado para construir jornadas de clientes, mapas mentais, fluxogramas e representações visuais de processos.

Em vez de manter ideias espalhadas entre anotações individuais, os participantes conseguem visualizar e desenvolver o planejamento coletivamente.

4. PandaDoc

O PandaDoc é direcionado à criação, gerenciamento e acompanhamento de documentos empresariais.

A plataforma pode ser particularmente útil em empresas B2B que precisam produzir propostas comerciais, contratos e outros documentos frequentemente.

Um vendedor pode trabalhar com modelos previamente definidos em vez de criar cada proposta do zero.

Essa padronização economiza tempo e também ajuda a manter maior consistência nos documentos enviados aos potenciais clientes.

Dependendo do processo da empresa, o PandaDoc também pode contribuir para agilizar etapas posteriores ao envio da proposta, incluindo assinatura e acompanhamento do documento.

5. Monday.com

O Monday.com é uma plataforma de gestão de trabalho utilizada para organizar projetos, processos e atividades.

A empresa consegue criar diferentes estruturas de acordo com a necessidade de cada departamento.

Marketing pode utilizar a ferramenta para acompanhar campanhas. Operações podem organizar projetos. Recursos Humanos pode estruturar processos internos. Customer Success pode acompanhar atividades relacionadas aos clientes.

Também é possível estabelecer responsáveis, prazos, status e automações para determinadas ações.

A centralização ajuda principalmente organizações que possuem muitas atividades acontecendo simultaneamente e precisam aumentar a visibilidade sobre aquilo que cada equipe está realizando.

6. Fireflies.ai

Reuniões ocupam uma parcela significativa da rotina de muitas empresas B2B. É justamente nesse ponto que ferramentas como o Fireflies.ai podem contribuir para a produtividade.

A plataforma utiliza inteligência artificial para auxiliar na gravação, transcrição e organização de informações provenientes de reuniões.

Em vez de depender exclusivamente das anotações realizadas pelos participantes, as conversas podem gerar registros que ajudam na consulta posterior.

Isso pode ser útil em reuniões comerciais, conversas com clientes, alinhamentos internos e outras situações nas quais decisões importantes precisam ser registradas.

A equipe também reduz o tempo necessário para produzir manualmente resumos extensos de cada encontro.

7. DocuSign

Contratos e documentos que precisam de assinatura podem gerar atrasos quando dependem de processos excessivamente manuais.

O DocuSign é uma plataforma de assinatura eletrônica que ajuda empresas a digitalizar essa etapa.

Em uma operação B2B, pode ser utilizado em contratos comerciais, documentos relacionados a fornecedores, acordos e diferentes processos internos.

A digitalização evita a necessidade de imprimir, assinar fisicamente, digitalizar novamente e enviar documentos.

Em empresas que lidam com grande quantidade de contratos, essa redução de etapas pode representar uma economia considerável de tempo.

8. Zendesk

O Zendesk é uma plataforma voltada principalmente ao atendimento e suporte ao cliente.

Empresas B2B podem utilizá-la para centralizar solicitações e organizar o trabalho das equipes responsáveis pelo relacionamento com os clientes.

Em vez de manter demandas distribuídas entre diferentes canais sem controle centralizado, os atendimentos podem ser organizados e acompanhados.

Isso facilita a identificação de solicitações pendentes e permite acompanhar indicadores relacionados ao suporte.

Para empresas com uma base crescente de clientes, estruturar o atendimento é importante para ganhar escala sem perder completamente a organização dos processos.

9. Typeform

O Typeform é uma ferramenta para criação de formulários e coleta de informações.

Apesar de parecer uma função relativamente simples, formulários fazem parte de diversos processos B2B.

Podem ser utilizados para geração de leads, pesquisas, briefings, inscrições, onboarding de clientes, pesquisas de satisfação e coleta de dados internos.

A vantagem está em estruturar a entrada das informações.

Em vez de solicitar dados por e-mail e posteriormente precisar organizá-los manualmente, a empresa pode desenvolver formulários específicos para cada finalidade.

Quando combinados com ferramentas de automação, esses dados também podem ser encaminhados automaticamente para outras etapas do processo.

10. Todoist

O Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que pode ser utilizada tanto individualmente quanto por equipes.

Sua proposta é facilitar a organização das atividades que precisam ser realizadas, permitindo trabalhar com prioridades, prazos e diferentes projetos.

Em uma rotina B2B com grande quantidade de demandas, ter clareza sobre as próximas tarefas reduz a dependência da memória ou de anotações espalhadas.

A ferramenta pode ser particularmente interessante para profissionais que buscam uma solução relativamente simples para estruturar suas atividades cotidianas sem necessariamente implementar uma plataforma complexa de gerenciamento de projetos.

11. Dropbox

O Dropbox é uma solução de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem.

Empresas B2B trabalham frequentemente com propostas, apresentações, contratos, materiais comerciais, documentos internos e arquivos enviados por clientes.

Quando essas informações ficam armazenadas individualmente nos computadores dos profissionais, encontrar a versão correta de determinado documento pode se tornar um problema.

Uma estrutura centralizada de arquivos ajuda a tornar documentos acessíveis aos profissionais autorizados e facilita o compartilhamento entre equipes.

Também reduz a necessidade de enviar repetidamente arquivos pesados por e-mail ou outros canais.

12. Looker Studio

O Looker Studio pode ser utilizado para transformar diferentes dados em dashboards e relatórios visuais.

Uma empresa B2B pode acompanhar indicadores de marketing, vendas e outras áreas por meio de painéis personalizados.

Em vez de montar determinadas apresentações manualmente toda vez que uma reunião de resultados acontece, os dados podem ser organizados em dashboards que facilitam o acompanhamento.

Isso é especialmente relevante para gestores, que precisam analisar diferentes indicadores antes de tomar decisões.

A visualização também facilita a identificação de tendências, mudanças de desempenho e possíveis problemas que precisam de atenção.

Como escolher as melhores ferramentas para uma empresa B2B?

A melhor ferramenta não é necessariamente aquela que possui mais funcionalidades. É aquela capaz de resolver um problema que realmente existe na operação.

Por isso, antes de contratar novas plataformas, vale mapear onde os profissionais estão gastando tempo.

Se existem muitos processos desorganizados, uma solução como Pipefy ou Monday.com pode ajudar.

Quando a dificuldade está na quantidade de reuniões e na organização das informações discutidas, ferramentas de inteligência artificial como Fireflies.ai podem ser consideradas.

Para empresas que produzem muitas propostas comerciais, PandaDoc pode facilitar a padronização dos documentos, enquanto DocuSign ajuda a digitalizar processos relacionados às assinaturas.

Já quando o principal problema é a transferência manual de informações entre diferentes sistemas, uma plataforma de automação como a Pluga pode gerar maior impacto.

Quais tarefas podem ser automatizadas em empresas B2B?

Um bom ponto de partida é observar as atividades repetitivas.

Imagine que sempre que um potencial cliente preenche determinado formulário um colaborador precisa acessar os dados, copiá-los para outra plataforma e avisar uma pessoa da equipe.

Quando existem poucos contatos, o impacto parece pequeno. Com centenas de oportunidades, entretanto, o processo começa a consumir várias horas.

A automação permite que determinadas informações sejam encaminhadas automaticamente.

O mesmo princípio pode ser aplicado a processos financeiros, administrativos, de marketing, vendas e atendimento.

A Pluga, por exemplo, permite conectar diferentes ferramentas e estabelecer gatilhos e ações para que determinadas tarefas aconteçam sem depender de uma intervenção manual a cada ocorrência.

Como a inteligência artificial pode aumentar a produtividade B2B?

A IA amplia as possibilidades porque consegue trabalhar com informações menos estruturadas.

Além de simplesmente transferir dados, sistemas podem analisar textos, extrair determinadas informações, criar resumos e classificar conteúdos.

Em reuniões, por exemplo, ferramentas como Fireflies.ai podem ajudar a registrar informações discutidas.

Já os Agentes de IA da Pluga podem ser incorporados aos fluxos de automação para interpretar informações e executar determinadas ações nas ferramentas conectadas.

Isso permite avançar de uma automação baseada somente em regras fixas para processos nos quais a inteligência artificial participa de determinadas decisões.

Produtividade depende também da integração

Contratar várias ferramentas não significa necessariamente tornar uma empresa mais produtiva.

Na realidade, um excesso de sistemas desconectados pode gerar o problema contrário.

Se os profissionais precisam transferir informações manualmente entre cada plataforma, parte da produtividade obtida individualmente é perdida na integração dos processos.

Por isso, um bom conjunto de tecnologias B2B pode combinar ferramentas especializadas com soluções capazes de conectar diferentes etapas.

Pluga, Pipefy, Miro, PandaDoc, Monday.com, Fireflies.ai, DocuSign, Zendesk, Typeform, Todoist, Dropbox e Looker Studio cumprem funções bastante diferentes, mas todas podem contribuir para diminuir tarefas operacionais e organizar melhor o trabalho.

A Pluga ocupa o primeiro lugar justamente por atuar de maneira transversal. Ao conectar diferentes sistemas e automatizar a circulação das informações, a plataforma pode ajudar diversas áreas simultaneamente.

No final, aumentar a produtividade B2B não significa exigir que profissionais executem mais tarefas durante o mesmo período. O objetivo da tecnologia deve ser justamente o contrário: eliminar atividades que não precisam ser realizadas manualmente para que as equipes tenham mais tempo para estratégia, relacionamento com clientes e tomada de decisão.

* Conteúdo desenvolvido pela jornalista Daiane de Souza (0007147/SC).